Reglement voor organiseren van een LTV evenement

Uitgangspunten:

√ In principe blijft één baan beschikbaar voor recreatiespelers. Om van deze regel af te kunnen wijken moet door de organisatie een verzoek aan het bestuur van LTV gericht worden. Het besluit van het bestuur op dit verzoek is bindend.

√ Evenementen dienen budgetneutraal te verlopen. Voorafgaand aan het evenement dient een financieel plan ter goedkeuring aan de penningmeester voorgelegd te worden. Binnen 14 dagen na afloop van een evenement dient een financiële verantwoording bij de penningmeester ingediend te worden.

√ Consumpties, die buiten de kas om genuttigd worden, dienen door het barpersoneel op een creditlijst t.n.v. de organisatie genoteerd te worden.

√ Alle aankopen van drink- en etenswaren gaan via of in overleg met de inkoopverantwoordelijke.

√ Indien barproducten in grotere hoeveelheden worden weggegeven bijvoorbeeld ter verwelkoming, dan wordt aan de organisatie de inkoopprijs van deze producten doorberekend.

√ De organisatie ziet toe op het correct gebruik van de banen en andere LTV bezittingen.

• Overleg met de Kalenderbeheerder of de gekozen datum/data beschikbaar is
• Vraag aan de Beheerder Afhangbord het aantal voor het evenement beschikbare banen
• Communiceer de datum/data naar de Barcommissie, indien dit niet binnen de reguliere bardiensten valt of als extra barpersoneel nodig is.
• Indien je beschikt over barvrijwilligers voor het evenement, geef dit door aan de Barcommissie.
• Als tijdens het evenement hapjes rondgedeeld worden, meld dit vooraf aan de Inkoopverantwoordelijke*.
• Als tijdens het evenement barproducten weggegeven worden, meld dit vooraf aan de Inkoopverantwoordelijke*.
• Meld bij de Webmaster vanaf welke datum de inschrijving geopend is.
• Indien inschrijving via toernooi.nl, geef de link naar het toernooi na het aanmaken van het toernooi door aan de Webmaster.
• Indien inschrijven via een formulier, verstuur formulier aan de Webmaster.
• Mailing naar deelnemers versturen via Beheerder Afhangbord.
• Overleg met de TC hoeveel en welke tennisballen nodig zijn.
• Geef na het plannen de baanindeling door aan de Beheerder Afhangbord.
• Gebruik het inschrijfgeld voor het kopen van prijzen. Als het nodig is kan hiervoor ook een voorschot gevraagd worden bij de penningmeester.

* = Jeanne Raaijmakers